Что такое постоянные и переменные расходы и как их считать

Когда ваш бизнес растет, деньги словно утекают сквозь пальцы. Одни расходы появляются каждый месяц независимо от того, сколько вы продали, другие растут вместе с оборотом. Чтобы не потеряться в цифрах и понять, куда на самом деле уходят деньги, важно разделить все затраты на постоянные и переменные.

Что такое постоянные расходы

Постоянные расходы — это все траты, которые не зависят от того, сколько товаров вы продали или услуг оказали. Они есть всегда: продали вы за месяц товаров на миллион или вообще ничего не продали.

К постоянным расходам относятся аренда офиса или склада, зарплаты административных сотрудников (тех, кто работает на окладе), коммунальные платежи за офисные помещения, проценты по кредитам, абонентская плата за интернет и связь, расходы на охрану, бухгалтерское обслуживание.

Важная особенность постоянных расходов — их можно планировать. Вы точно знаете, что в следующем месяце потратите на аренду 50 000 тенге, а на зарплаты управленческого персонала — 200 000 тенге. Это помогает составить бюджет и избежать кассовых разрывов.

Что такое переменные расходы

Переменные расходы напрямую связаны с объемом продаж или производства. Чем больше продаете, тем больше тратите, чем меньше заказов — тем меньше расходы.

Сюда входят закупка товаров или сырья для производства, доставка товаров покупателям, сдельная зарплата продавцов (процент с продаж), комиссии банков за эквайринг, упаковочные материалы, расходы на производственную электроэнергию.

Например, если вы продаете мороженое, то мороженое само по себе — это переменные расходы. Продали 100 порций — потратили одну сумму, продали 500 порций — потратили в пять раз больше. А вот аренда холодильника — постоянные расходы, потому что его нужно оплачивать независимо от продаж.

Так выглядит структура переменных и постоянных расходов в ДДС в сервисе финучета Myna

Как считать средние расходы

Иногда недостаточно просто знать общую сумму постоянных и переменных расходов. Чтобы понять, какая часть затрат приходится на единицу товара, нужно посчитать средние показатели.

Допустим, мебельная мастерская тратит 180 000 тенге в месяц на постоянные расходы (аренда, зарплата мастера, коммунальные платежи). За три месяца мастерская изготовила 30 шкафов-купе. Средние постоянные расходы составят: 180 000 × 3 ÷ 30 = 18 000 тенге на каждый шкаф.

Та же мастерская потратила на материалы для 30 шкафов 660 000 тенге. Средние переменные расходы: 660 000 ÷ 30 = 22 000 тенге на шкаф.

Интересная особенность: средние переменные расходы остаются примерно одинаковыми независимо от объема производства. А вот средние постоянные расходы уменьшаются, если вы производите больше товаров.

Зачем разделять расходы на постоянные и переменные

Это разделение помогает решить несколько важных задач в управлении бизнесом.

Рассчитать себестоимость. Зная постоянные и переменные расходы, вы можете точно определить, во сколько вам обходится каждый товар или услуга, и установить правильную цену.

Найти точку безубыточности. Это тот объем продаж, при котором вы полностью покрываете все расходы и начинаете получать прибыль. Формула простая: постоянные расходы разделить на разницу между ценой товара и переменными расходами на него.

Например, если постоянные расходы кафе составляют 300 000 тенге в месяц, средний чек 2000 тенге, а переменные расходы на один заказ 800 тенге, то точка безубыточности: 300 000 ÷ (2000 - 800) = 250 заказов в месяц.

Планировать бюджет и управлять денежными потоками. Постоянные расходы предсказуемы — вы точно знаете, что каждый месяц потратите 150 000 тенге на аренду и 300 000 на зарплаты. Это позволяет заранее планировать, сколько денег должно быть на счете к определенной дате.

Переменные расходы помогают понять, как изменятся затраты при изменении продаж. Например, если ваш интернет-магазин планирует увеличить продажи на 30% в следующем месяце, вы можете рассчитать, что расходы на товары тоже вырастут на 30%, а на доставку — возможно, даже больше из-за пиковых нагрузок.

Для точного планирования бюджета удобно использовать систему финучета Myna — она автоматически разделяет ваши расходы на категории и показывает, как они меняются в зависимости от оборота, что помогает строить более точные прогнозы движения денежных средств.

Принимать решения о развитии. Если переменные расходы растут быстрее выручки, значит, что-то идет не так — возможно, растут закупочные цены или падает эффективность.

Как оптимизировать расходы

Чтобы бизнес стал более устойчивым, важно поддерживать правильный баланс между постоянными и переменными расходами. В целом лучше, когда доля переменных расходов больше — так бизнес легче адаптируется к изменениям рынка.

Постоянные расходы можно оптимизировать несколькими способами. Пересмотрите арендуемые площади — возможно, часть офиса простаивает без дела. Переведите сотрудников на удаленную работу там, где это возможно. Замените покупку дорогого оборудования на аренду. Отдайте на аутсорс функции, которые не критичны для основной деятельности — например, бухгалтерию или клининг.

Некоторые постоянные расходы можно перевести в переменные. Например, перевести продавцов с фиксированного оклада на процент с продаж или заменить штатного курьера на услуги доставки, которые оплачиваются за каждый заказ.

Переменные расходы оптимизируются через работу с поставщиками, повышение эффективности процессов и контроль качества. Ищите более выгодных поставщиков, договаривайтесь о скидках при больших объемах, сокращайте брак и потери.

Особенности разных видов бизнеса

Соотношение постоянных и переменных расходов сильно зависит от сферы деятельности.

У производственных компаний обычно высокие постоянные расходы — аренда цехов, зарплаты рабочих, амортизация оборудования. Зато переменные расходы относительно предсказуемы.

Торговые компании имеют много переменных расходов — закупка товаров составляет основную часть затрат. Постоянные расходы обычно ниже.

Сервисные компании могут работать почти без постоянных расходов, если сотрудники работают удаленно и получают процент с продаж. Основные расходы здесь переменные — зарплаты специалистов, реклама, комиссии платежных систем.

Практические советы

1. Ведите учет расходов регулярно, разделяя их на постоянные и переменные с самого начала. Это поможет быстро реагировать на изменения в бизнесе.
2. Если у вас несколько направлений деятельности, считайте расходы отдельно по каждому. Так вы увидите, какое направление более прибыльное.
3. Создавайте резервы на покрытие постоянных расходов. Даже если продажи упадут, постоянные расходы никуда не денутся.
4. Регулярно анализируйте структуру расходов. Если доля постоянных расходов растет без роста продаж, это тревожный сигнал.
5. В кризисные времена в первую очередь оптимизируйте постоянные расходы — они "съедают" деньги независимо от выручки.

Понимание постоянных и переменных расходов — это основа финансового планирования любого бизнеса. Это поможет вам принимать более взвешенные решения, правильно устанавливать цены и планировать развитие компании.