Как управлять дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность — это деньги, которые вам должны контрагенты за уже поставленные товары или оказанные услуги. На бумаге ваша выручка растет, а на деле денег в кассе нет. Разбираемся, как превратить "должны" в "заплатили".

Представьте: вы поставили товар магазину с отсрочкой платежа на 30 дней, выполнили работы по договору с оплатой через месяц, или оказали услуги и выставили счет, но деньги еще не пришли. Все это — дебиторская задолженность.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким критериям. По срокам погашения она делится на краткосрочную (до 12 месяцев) и долгосрочную (более года). По состоянию различают текущую задолженность, когда срок оплаты еще не наступил, и просроченную — когда контрагент уже опоздал с платежом.

Должниками могут быть покупатели и заказчики (это основная часть дебиторки), бюджет при переплате по налогам или возмещении НДС, сотрудники по подотчетным суммам и авансам на командировки, а также дочерние компании. По вероятности получения задолженность бывает надежной, сомнительной или безнадежной.

Как дебиторка влияет на бизнес

Дебиторская задолженность создает серьезные проблемы для бизнеса. Она замораживает деньги — выручка появляется в отчетах, но денег в кассе нет. Это приводит к кассовым разрывам, когда нечем платить поставщикам и зарплату сотрудникам. Компания вынуждена брать кредиты на операционную деятельность, что увеличивает расходы на проценты и может привести к штрафам за просрочку платежей.

Пример из жизни: Автосалон продал машины на 10 млн тенге с отсрочкой платежа на 6 месяцев. В отчете выручка есть, а зарплату сотрудникам платить нечем. Приходится брать кредит под 20% годовых.

Как правильно управлять дебиторской задолженностью

1. Установите кредитную политику

Определите правила предоставления отсрочки:

• Максимальные суммы для разных клиентов
• Сроки отсрочки (например, 30, 60, 90 дней)
• Кому можно давать отсрочку, а кому нет

Пример: Новым клиентам — только предоплата. Проверенным партнерам — отсрочка до 60 дней на сумму не более 5 млн тенге.

2. Требуйте предоплату

Предоплата — один из самых эффективных способов снизить риски. Можно требовать полную предоплату для новых клиентов, частичную предоплату в размере 50-70% от суммы заказа, или обязательную предоплату для особо крупных сделок.

3. Ведите учет и мониторинг

Постоянно отслеживайте ключевые показатели: общую сумму дебиторской задолженности, средний срок погашения (сколько дней проходит от отгрузки до оплаты), долю просроченной задолженности и оборачиваемость дебиторки. Ведите подробный реестр всех должников с указанием сумм и сроков погашения — это поможет не упустить ни одного платежа.

4. Работайте с просрочкой

План действий при просрочке:

День 1-7: Дружеское напоминание по телефону или email
День 8-15: Официальное уведомление о просрочке
День 16-30: Претензия с требованием погашения
День 31+: Обращение в суд или к коллекторам

Важно: Не ждите 3 года (срок исковой давности). Чем раньше начнете взыскание, тем больше шансов получить деньги.

5. Рассмотрите факторинг

Факторинг — это продажа дебиторской задолженности банку или фактор-компании. Вы получаете деньги сразу (обычно 80-90% от суммы долга), банк сам взыскивает долги, что улучшает ликвидность компании. Однако за это приходится платить комиссию факторинговой компании от 3 до 15% годовых, и не все долги примут к факторингу.

6. Создавайте резервы

Для сомнительных долгов формируйте резерв — откладывайте деньги на случай, если должник не заплатит.

Пример: Если есть долг на 1 млн тенге с высоким риском неполучения, создайте резерв 30-50% (300-500 тыс. тенге).

Практические советы

Чтобы снизить риски неплатежей, проверяйте платежеспособность контрагентов перед заключением сделок, требуйте залог или поручительство для крупных договоров, заключайте контракты с четкими условиями оплаты и штрафами за просрочку, а также рассмотрите возможность страхования крупных долгов.

С безнадежными долгами можно поступить несколькими способами: списать их после истечения трехлетнего срока исковой давности, продать коллекторским агентствам за небольшую сумму или зачесть против взаимных требований с этим же контрагентом.

Автоматизация процесса значительно упрощает работу. Система управленческого учета Myna поможет вести учет всех контрагентов и контролировать их платежную дисциплину, настроить автоматические напоминания о платежах и получать детальную аналитику по срокам погашения разных групп клиентов.

Ключевые показатели для контроля

Период оборота дебиторской задолженности

Показывает, за сколько дней в среднем клиенты погашают долги.

Доля просроченной задолженности

Норма — не более 10-15%.

Коэффициент покажения задолженности

Показывает эффективность работы с должниками.

Заключение

Дебиторская задолженность — это не просто цифра в балансе, а реальный инструмент управления денежными потоками. Грамотная работа с должниками позволяет:

Грамотная работа с дебиторской задолженностью позволяет улучшить финансовое состояние компании, избежать кассовых разрывов, снизить потребность в кредитах и увеличить общую прибыльность бизнеса.

Главное правило: лучше получить 100% денег через неделю, чем 120% через полгода. Время — это тоже деньги.

Эффективное управление дебиторской задолженностью требует системного подхода и постоянного контроля. Не откладывайте работу с должниками на потом — чем раньше начнете, тем больше денег сохраните.