Как выстроить финансовый учет в своей организации

Многие предприниматели думают, что достаточно просто следить за поступлениями от клиентов и основными расходами. Но практика показывает: компании процветают только тогда, когда с самого начала выстраивают четкую систему финансового учета. Без такого подхода шансы на выживание остаются лишь у предприятий с высокой маржинальностью или очень малыми оборотами.

Что такое финансовый учет и зачем он нужен

Финансовый учет — это система контроля активов компании, которая показывает чистую прибыль, помогает снизить издержки и увеличить доходы. Это не просто бухгалтерия — это инструмент управленческих решений, который отвечает на главный вопрос: как правильно распоряжаться всеми активами организации.

Управленческий учёт — это «скелет» бизнеса, без него не будут двигаться ручки и ножки. А если серьёзно — это ряд отчётов, на основании которых можно увидеть прибыльность компании, в чём заморожены деньги и как всем этим управлять.

Зачем внедрять финансовый учет:

Получить полную картину финансового состояния компании
Принимать управленческие решения на основе данных, а не интуиции
Планировать денежные потоки и избегать кассовых разрывов
Анализировать прибыльность разных направлений бизнеса
Контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность

Именно здесь Myna становится незаменимым помощником. Наш сервис позволяет автоматизировать все эти процессы в одной системе, избавляя от необходимости вести учет в разных программах и Excel-таблицах.

Основные этапы организации финансового учета

1. Планирование и подготовка

Первый шаг — определить цели и задачи системы учета. От того, как организован бухучет на предприятии, насколько он хорошо выполняет свои функции, зависит стратегическое развитие бизнеса. Нужно четко понимать, какую информацию вы хотите получать и как будете ее использовать.

На этом этапе важно:

Проанализировать специфику вашего бизнеса
Определить ключевые показатели для отслеживания
Выбрать методологию учета
Спланировать организационную структуру учетного процесса

2. Разделение денежных потоков

Один из самых критичных моментов — четкое разграничение личных и корпоративных финансов. Вне зависимости от формы организации бизнеса ведите раздельный учет финансов. Откройте отдельную карту, куда будет перечисляться зарплата.

3. Настройка учета доходов и расходов

Правильная категоризация — основа эффективного учета. Категории не должны быть слишком мелкими, узкими. Например, «кофе для сотрудников» лучше включить в более общую категорию «расходы на содержание офиса».

Ключевые принципы:

Регулярность ведения учета — нельзя делать это от случая к случаю
Фиксация всех расходов, даже незначительных
Правильное понимание предоплаты — это долг покупателю до момента оказания услуги

4. Создание системы отчетности

Базовые отчеты, которые должны быть в любой организации:

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — показывает финансовые результаты деятельности за период. Позволяет понять, какие направления приносят прибыль, а какие убыточны.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) — предоставляет информацию о приходах и расходах денежных средств за определенный период времени, позволяя оценить потоки наличности в организации.

Управленческий баланс — отражает финансовое положение организации на определенную дату, включая активы, обязательства и собственный капитал.

Myna автоматически генерирует отчеты на основе ваших операций, избавляя от необходимости составлять их вручную и сводя к минимуму вероятность ошибок.

Практические шаги по внедрению

Шаг 1: Организация документооборота

Создайте четкую систему сбора и хранения первичных документов. Все документы должны быть легкодоступны и упорядочены для дальнейшего анализа или проверок.

Шаг 2: Платежный календарь

Бизнесу нужно заранее планировать распределение финансов на различные хозяйственные операции. В этом непростом деле поможет платёжный календарь — в нём нужно будет указывать, кому, когда и сколько должна заплатить компания.

Шаг 3: Работа с дебиторской задолженностью

Выстройте тщательную работу с контрагентами:

Ведите список должников
Создайте календарь дебиторской задолженности
Точно знайте, какие суммы и когда должны поступить

Шаг 4: Выбор программного обеспечения

Внедрите программное обеспечение и интегрируйте его с другими системами на предприятии (это могут быть готовые программы или собственные разработки).

При выборе системы учета важно учитывать:

Масштаб вашего бизнеса
Специфику деятельности
Необходимость интеграций с другими системами
Простоту использования
Стоимость внедрения и сопровождения

Частые ошибки при организации финансового учета

Ошибка 1: Неправильный учет затрат

Неправильный учет затрат в нефинансовых отделах может привести к недооценке настоящих затрат на производство или услуги. Важно вовлекать в процесс руководителей всех подразделений.

Ошибка 2: Ошибки в первичной документации

Ошибки в документах, составленных сотрудниками разных подразделений, могут привести к потере важных финансовых данных и усложнить аудит.

Ошибка 3: Отсутствие интеграции систем

Среди недостатков можно выделить многократный ввод информации, отсутствие единства нормативно-справочной информации, данные зачастую несопоставимы.

Что делать, если финучет кажется сложным

Многие предприниматели откладывают внедрение финансового учета, считая его слишком сложным. Но даже без профильного образования можно выстроить финучет в компании.

Рекомендации для начинающих:

Начните с простого — ведите учет доходов и расходов по основным категориям
Постепенно усложняйте систему по мере роста бизнеса
Используйте готовые решения вместо создания учета с нуля
Не пренебрегайте обучением — инвестируйте в развитие команды

Развитие системы финансового учета

По мере роста бизнеса ваша система учета должна развиваться. После нескольких попыток упорядочить наш финансовый учет собственными силами, мы решили обратить внимание на готовые решения на рынке.

Признаки того, что систему пора модернизировать:

Увеличение времени на подготовку отчетов
Частые ошибки в расчетах
Сложности с анализом данных
Невозможность получить нужную информацию быстро

Заключение

Выстраивание эффективной системы финансового учета — это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Компании процветают, если с самого старта у них выстроена правильная финансовая стратегия. Начинать ведение финансового учета нужно с момента запуска бизнеса.

Не откладывайте внедрение финансового учета на потом. Чем раньше вы начнете контролировать финансы своей организации, тем больше шансов на успешное развитие бизнеса.

Попробуйте Myna уже сегодня. Убедитесь сами, как просто может быть организован профессиональный финансовый учет в вашей компании.