Что такое Kanban в управлении проектами

Kanban — это не «доска с колонками» (хотя она тоже)

В быту Kanban чаще всего узнают по доске: Сделать → В работе → На проверке → Готово

Но сама доска - лишь витрина. Kanban как подход отвечает на три взрослых вопроса:

• Что именно сейчас происходит с работой?
• Сколько работы мы реально можем тянуть одновременно?
• Как улучшать процесс, опираясь на факты, а не на чувство тревоги?

Kanban вырос из производства (его часто связывают с Toyota), но в компаниях его используют везде: в разработке, маркетинге, продажах, бухгалтерии, поддержке, найме, даже в управлении проектами «внутри себя» (когда вы — и CEO, и PM, и “ой, опять дедлайн”).

Главный принцип: “перестаньте начинать — начните заканчивать”

Самая частая болезнь команд — слишком много задач “в работе”. Когда одновременно открыто 25 дел, скорость не увеличивается. Наоборот: растёт переключение контекста, ошибок больше, сроки плывут, а ощущение — будто вы бесконечно «заняты», но результата мало.

Kanban лечит это через WIP-лимиты (Work In Progress) — ограничение количества задач, которые могут находиться в определённой колонке.

Простой пример: У вас колонка «В работе» и лимит 3. Это значит: пока там уже 3 задачи, четвёртую брать нельзя. Сначала доводим до “Готово”, потом начинаем новое.

Звучит слишком просто, но эффект обычно драматичный: команда внезапно начинает закрывать задачи, а не коллекционировать “начатости”.

Как выглядит Kanban в компании на практике.

Kanban хорошо работает, когда вы воспринимаете компанию как поток ценности: идея → работа → результат → клиент доволен → деньги пришли (желательно).

Чтобы запустить Kanban без боли, начните так:

1. Опишите ваш реальный процесс, а не “как должно быть”. Например, у маркетинга это может быть: Идея → Черновик → Редактура → Дизайн → Публикация → Аналитика У финансов: Счёт получен → Проверка → Согласование → Оплата → Отражение в учёте
2. Введите правила перехода между колонками. Что значит “готово”? Что значит “на проверке”? Кто проверяет? Сколько времени даём? Kanban любит чёткие договорённости — они экономят нервы.
3. Поставьте WIP-лимиты там, где часто образуются пробки. Обычно это “Проверка”, “Согласование”, “Дизайн”, “Ожидание ответа”.
4. Сделайте узкие места видимыми. Если в “Согласование” висит 12 задач — проблема не в исполнителях. Проблема в системе: либо согласующий один, либо критерии неясны, либо задач слишком много.

Метрики Kanban: не ради отчёта, а ради здравого смысла Kanban — это не про KPI “чтобы наказать”. Это про измерения “чтобы улучшить”. Вот три полезные штуки:

• Cycle Time (время цикла): сколько задача живёт от “в работе” до “готово”.
• Lead Time (время от запроса): сколько времени прошло от “появилась идея/заявка” до “получили результат”.
• Throughput (пропускная способность): сколько задач закрываете за неделю/месяц.

Когда вы знаете эти цифры, исчезают легенды вроде «ну это всегда рандом». Появляется нормальная прогнозируемость: “обычно мы делаем 20 задач в неделю, значит 60 задач — это примерно 3 недели (если не устроим фестиваль срочности)”.

Kanban vs Scrum: в чём разница (без религиозных войн)

Scrum — это работа итерациями (спринтами), с планированием и обязательствами на период. Kanban — это непрерывный поток: задачи приходят, проходят через систему, закрываются.

Kanban часто проще внедрить, потому что:

• не нужно “переезжать” на спринты;
• можно начать с текущего процесса и улучшать его постепенно;
• подходит для команд, где много входящих задач и приоритеты меняются (поддержка, финансы, операционка).

И да: Kanban можно сочетать со Scrum. Например, команда планирует раз в две недели, но ведёт работу по Kanban-доске и WIP-лимитам.

Типичные ошибки при внедрении (и как не наступить)

Ошибка 1: сделали доску — и всё. Доска без правил и лимитов превращается в красивую стенгазету “мы всё ещё не успеваем”.

Ошибка 2: “в работе” без ограничений. Это как шведский стол для прокрастинации: глаза разбегаются, руки хватают всё.

Ошибка 3: колонка “Ожидание” стала кладбищем. Если задачам можно бесконечно лежать в ожидании, цикл раздувается. Нужны правила: кто пингует, через сколько дней, что делаем, если ответа нет.

Ошибка 4: Kanban внедряют как контроль людей. Kanban — про улучшение системы, а не про “поймать виноватого”. Если команда чувствует слежку — она начнёт прятать реальность, а Kanban без реальности бесполезен.

Где Kanban особенно полезен

• Операционка: согласования, закупки, договоры — всё, что “постоянно течёт”.
• Финансы: счета, акты, платежи, закрытия периода — прозрачность спасает.
• Маркетинг/контент: чтобы не было вечного “почти готово, но не готово”.
• Продажи: лид → контакт → КП → переговоры → сделка → оплата.
• Найм: отклик → скрининг → интервью → оффер → выход.

И да, в малом бизнесе Kanban часто даёт эффект быстрее, потому что хаос там обычно честный и без церемоний.

Один аккуратный мостик к финансам (куда без них)

Kanban помогает управлять работой, но бизнесу ещё важно управлять деньгами: планировать, понимать кассовые разрывы, видеть прибыльность направлений, сопоставлять “план vs факт”. Если вы хотите, чтобы порядок был не только в задачах, но и в цифрах, можно вести финансовый план и учёт в Myna — там удобно собирать бюджет, контролировать фактические движения и видеть картину по бизнесу без эксельного квеста.

Итог

Kanban — это способ сделать работу видимой, ограничить параллельность и начать улучшать процесс по фактам. Он не обещает “делать в 2 раза больше”. Он обещает более ценное: делать важное стабильнее, быстрее и предсказуемее, без ощущения, что вы тонете в задачах.

Если хотите начать сегодня — нарисуйте 3–5 колонок, выпишите текущие задачи, поставьте WIP-лимит на “В работе” и посмотрите, что произойдёт через неделю. Спойлер: вы увидите правду. А с ней уже можно работать.