Платежный календарь: как не остаться без денег в нужный момент

Что такое платежный календарь

Платежный календарь — это расписание всех ваших денежных операций на ближайшее время. По сути, это таблица с датами, где видно:

• Сколько денег у вас есть сейчас
• Когда и сколько поступит (от клиентов, партнеров, других источников)
• Когда и сколько нужно заплатить (поставщикам, сотрудникам, налоговой, за аренду)
• Сколько останется на конец каждого дня

Обычно такой календарь составляют на месяц вперед и обновляют каждый день или неделю. Некоторые бизнесы делают его на две недели, другие — на квартал. Здесь нет жестких правил: выбирайте период, который удобен именно вам.

Так выглядит платежный календарь в платформе Myna

Зачем вообще нужен этот календарь

Планируете расходы грамотно

Когда видите всю картину денежных потоков, легче решить, на что тратить деньги. Хотите купить новое оборудование за 2 миллиона? Смотрите в календарь и понимаете, можете ли вы это позволить себе в этом месяце, или лучше подождать до следующего.

Улучшаете отношения с партнерами

Никто не любит тех, кто задерживает платежи. С платежным календарем вы всегда платите вовремя, потому что знаете заранее, когда наступает срок. Это укрепляет доверие поставщиков, подрядчиков и других партнеров.

Экономите на штрафах и процентах

Просрочка по зарплате, налогам или кредиту — это не просто неприятно, это дорого. Пени, штрафы, испорченная кредитная история. Платежный календарь помогает не забывать о важных датах и избегать лишних трат.

Понимаете, когда можно вывести деньги

Многие предприниматели не знают, сколько денег можно безопасно забрать из бизнеса на личные нужды. Календарь показывает, когда у вас есть «свободные» деньги, которые не нужны для текущих операций.

Предотвращаете кассовые разрывы

Главная задача платежного календаря — показать заранее, когда у вас может не хватить денег. Допустим, вы видите, что 15 числа нужно заплатить 500 000 тенге, а поступление от клиента ожидается только 18-го. Значит, у вас есть время договориться с клиентом о более ранней оплате, перенести какой-то платеж или подготовить резерв.

Можно увидеть кассовый разрыв сразу и избежать проблем в будущем

Как составить платежный календарь: пошаговая инструкция

Шаг 1. Соберите все данные о поступлениях

Начните с того, откуда к вам приходят деньги. Это могут быть:

• Оплаты от клиентов (особенно если работаете с отсрочкой платежа)
• Возвраты от поставщиков
• Кредиты или инвестиции
• Доходы от аренды или других источников

Для каждого поступления запишите сумму и примерную дату. Если дата точно не известна — поставьте приблизительную, но будьте консервативны: лучше ожидать деньги позже, чем раньше.

Шаг 2. Составьте список всех расходов

Теперь выпишите все, на что тратите деньги:

Регулярные платежи:

• Зарплата сотрудникам и налоги с нее (обычно два раза в месяц)
• Аренда офиса, склада, магазина
• Коммунальные услуги
• Связь и интернет
• Налоги и обязательные платежи

Переменные расходы:

• Закупка товаров и материалов у поставщиков
• Маркетинг и реклама
• Транспортные расходы
• Ремонт и обслуживание оборудования

Нерегулярные траты:

• Покупка нового оборудования
• Выплаты по кредитам
• Разовые услуги подрядчиков

Здесь важно ничего не упустить. Пройдитесь по банковским выписками за прошлые месяцы — так вы точно вспомните все категории расходов.

Шаг 3. Внесите данные в таблицу

Создайте таблицу, где по горизонтали будут даты (обычно каждый день месяца), а по вертикали — строки для:

• Остатка на начало дня
• Поступлений (с детализацией по источникам)
• Расходов (с детализацией по категориям)
• Остатка на конец дня

В Myna такая таблица формируется автоматически — вам не нужно вручную создавать структуру и прописывать формулы. Платформа сама подтягивает ваши транзакции и показывает, как будет меняться баланс день за днем.

Шаг 4. Проанализируйте результат

Посмотрите на строку с остатками на конец дня. Если где-то видите ноль или отрицательное число — это сигнал опасности. Значит, в этот день у вас не хватит денег для всех запланированных платежей.

Что делать в такой ситуации:

• Попросите клиентов заплатить раньше
• Договоритесь с поставщиками об отсрочке
• Перенесите несрочные расходы на более поздний срок
• Подготовьте резерв или кредитную линию

Шаг 5. Обновляйте календарь регулярно

Платежный календарь — это не документ, который составили один раз и забыли. Его нужно постоянно обновлять: вносить фактические поступления и платежи, корректировать планы, добавлять новые операции.

В идеале делать это каждый день или хотя бы раз в неделю. Тогда вы всегда будете видеть актуальную картину и сможете быстро реагировать на изменения.

Где вести платежный календарь

Самый простой вариант — обычная таблица Excel или Google Sheets. Это бесплатно и не требует особых навыков. Но есть минусы: нужно вручную вводить все данные, настраивать формулы, следить за актуальностью информации.

Более современное решение — использовать специальные сервисы управленческого учета. В Myna, например, платежный календарь формируется автоматически на основе ваших операций. Система анализирует движение денег по счетам, учитывает регулярные платежи и помогает планировать будущие поступления и расходы.

Вы просто подключаете свои банковские счета, и Myna показывает:

• Текущий баланс и прогноз на будущее
• Когда ожидаются крупные поступления и списания
• В какие дни может возникнуть кассовый разрыв
• Сколько свободных денег у вас есть

Такой подход экономит время и снижает вероятность ошибок — не нужно вручную переносить цифры из банка в таблицу.

Частые ошибки при ведении платежного календаря

Слишком оптимистичные прогнозы

Многие предприниматели рассчитывают, что клиенты заплатят точно в срок, а расходы не превысят план. В реальности часто бывает наоборот: деньги приходят с опозданием, а неожиданные траты появляются регулярно.

Будьте консервативны: закладывайте в календарь более поздние даты поступлений и чуть большие суммы расходов. Лучше приятно удивиться, чем столкнуться с нехваткой денег.

Забывают про нерегулярные платежи

Зарплату и аренду обычно помнят все, а вот про ежеквартальные налоги, годовое обслуживание оборудования или сезонные закупки часто забывают. Пройдитесь по прошлогодним расходам и внесите в календарь все, что происходит реже раза в месяц.

Не обновляют данные

Составили календарь в начале месяца и больше в него не заглядывали — это почти бесполезно. Ситуация меняется каждый день: клиент задержал оплату, поставщик дал скидку, появился новый контракт. Все это нужно отражать в календаре, иначе он не покажет реальную картину.

Ведут календарь отдельно от основного учета

Если платежный календарь живет сам по себе в Excel, а вся остальная финансовая информация — в другой программе, вы тратите много времени на сверку и рискуете допустить ошибки. Лучше использовать систему, где все данные в одном месте.

В Myna календарь интегрирован с остальными инструментами финучета: вы видите не только график платежей, но и прибыль по проектам, структуру расходов, динамику продаж. Все это помогает принимать более взвешенные решения.

Платежный календарь и другие инструменты финучета

Платежный календарь — это только начало управленческого учета. Он показывает краткосрочную ситуацию: что происходит с деньгами здесь и сейчас. Но для полной картины бизнеса нужны и другие инструменты:

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — показывает, сколько вы заработали и сколько потратили за период. Здесь важен не момент движения денег, а момент возникновения дохода или расхода.

Баланс — отражает финансовое состояние компании на конкретную дату: что у вас есть (активы) и откуда это взялось (капитал и обязательства).

Все эти инструменты дополняют друг друга. Платежный календарь отвечает на вопрос «хватит ли денег на ближайшие платежи», БДДС — «как будет двигаться кэш в долгосрочной перспективе», ОПиУ — «зарабатывает ли бизнес деньги», а баланс — «насколько устойчиво финансовое положение».

В Myna все эти отчеты формируются автоматически, и вы можете переключаться между ними одним кликом, чтобы смотреть на бизнес с разных сторон.

Кому особенно нужен платежный календарь

В теории он полезен любому бизнесу, но есть ситуации, когда без него просто не обойтись:

Работаете с отсрочкой платежа. Если вы продаете товары или услуги с оплатой через 30, 60 или 90 дней, между отгрузкой и получением денег образуется разрыв. Платежный календарь помогает планировать, когда придут деньги от каждого клиента.

У вас сезонный бизнес. Магазины купальников, производители новогодних украшений, строительные компании — все, чей доход сильно зависит от времени года. Календарь показывает, как пережить низкий сезон и не остаться без оборотных средств.

Много постоянных расходов. Аренда, зарплаты, кредиты — все это нужно платить независимо от того, сколько заработали в этом месяце. Календарь помогает убедиться, что деньги на обязательные платежи будут.

Растущая компания. Когда бизнес активно развивается, появляется больше клиентов, поставщиков, проектов. Уследить за всем в голове уже невозможно — нужен системный подход к управлению деньгами.

Недавно был кассовый разрыв. Если хоть раз сталкивались с ситуацией, когда не хватило денег на важный платеж, платежный календарь — это способ избежать повторения.

Подводим итоги

Платежный календарь — это простая таблица, которая экономит вам деньги, нервы и репутацию. Она показывает, когда придут и уйдут деньги, помогает предвидеть кассовые разрывы и планировать расходы разумно.

Составить календарь несложно: соберите данные о поступлениях и платежах, внесите их в таблицу, регулярно обновляйте информацию. Можно делать это в Excel, но гораздо удобнее использовать специализированные сервисы вроде Myna, где все происходит автоматически.

Начните с малого: попробуйте спланировать хотя бы следующую неделю. Посмотрите, какие платежи вас ждут, хватит ли денег, нужно ли что-то скорректировать. Постепенно это войдет в привычку, и вы удивитесь, как раньше обходились без этого инструмента.

Попробуйте Myna — подключите банковские счета и посмотрите, как выглядит ваш платежный календарь прямо сейчас. Возможно, там уже прячется кассовый разрыв, о котором вы не знали.